Canarias es la séptima comunidad autónoma que más empresas en funcionamiento tiene actualmente: Castilla y León, Galicia y Comunidad Valenciana la preceden. Según Statista, casi 140.000 negocios permanecen vigentes en el archipiélago. En cuanto a su contribución al PIB nacional, las islas han sido la segunda región de España en aumentar su Producto Interior Bruto; un incremento que el INE situó, en un informe publicado en 2023, en un 9,7%. Sin embargo, al igual que ha sucedido en el resto del país, en apenas un año, Canarias ha visto mermado su número de empresas activas.
A fin de mantenerse en pie en un mercado inestable, muchas compañías deciden instalar un software de gestión para pymes, un tipo de solución informática que, entre otras cuestiones, permite realizar un seguimiento automático de los pedidos recibidos y los envíos efectuados. A continuación, analizamos la importancia que instalar un ERP tiene para los autónomos y emprendedores canarios.
Un programa que va más allá de la contabilidad
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning (sistema de planificación de recursos empresariales). En líneas generales, estos softwares se pueden definir como herramientas informáticas diseñadas para rentabilizar al máximo los recursos materiales y no materiales del negocio que aboga por ellos. Como realizan de forma automática las tareas que, de otro modo, los trabajadores desarrollarían manualmente, los programas de ERP garantizan un ahorro de tiempo significativo.Hoy día, algunas compañías dedicadas a su diseño y desarrollo ofrecen opciones con Inteligencia Artificial integrada y servicio en la nube. Tal es el caso de Cegid, una sociedad anónima de 5.000 profesionales que atienden a 750.000 clientes de más de 100 países distintos.
Ventajas de automatizar las tareas en la empresa
Las principales funcionalidades del ERP para pymes se resumen en:
- Agilizar la contabilidad de las pequeñas y medianas empresas: almacena, recupera y calcula beneficios económicos, gastos, facturas a pagar, encargos pendientes de cobrar…
- Gestionar los pedidos realizados por los clientes, identificando al consumidor y pudiendo consultar datos como: fecha de entrega, estado del pedido (listo para enviar, en preparación…), coste final con los gastos de envío incluidos, etc.
- Planificar nuevos proyectos con plantillas prediseñadas. De manera visual y atractiva, es posible establecer los objetivos a conseguir, el proceso para lograrlo, las tareas que han de ejecutarse para alcanzar la meta y la distribución de las mismas entre los trabajadores seleccionados como parte del equipo responsable del proyecto.
- Controlar el inventario: ver las unidades disponibles en el almacén, consultar los productos de los que no queda stock y el coste de las materias primas…
En definitiva, el software de ERP de Cegid puede desarrollar automáticamente las tareas de los diversos departamentos de la empresa: recursos humanos, finanzas, departamento comercial, logística, marketing… Este aspecto guarda una estrecha relación con una de las ventajas más importantes de un ERP: la interconexión de los datos. Al recopilar la información procedente de todos los departamentos de la empresa en un único espacio, el software relaciona los datos de una sección de la compañía con los recogidos por otra sección diferente.Esto último posibilita:
- Evitar el contenido duplicado.
- Minimizar errores.
- Impulsar el trabajo cooperativo entre los empleados de los diversos departamentos.
- Fomentar una comunicación más transparente y directa con el cliente, mejorando la experiencia del consumidor.
- Mejorar la toma de decisiones: al obtener estadísticas, el autónomo y el pequeño, mediano o gran empresario dispondrá de una visión global de su negocio y de la evolución de su empresa. Además, hay programas de ERP compatibles con los CRM. Estos pueden elaborar informes sobre la satisfacción del cliente, un aspecto muy útil para desarrollar las próximas estrategias de publicidad o implementar cambios en la compañía.
Softwares de ERP para trabajadores por cuenta propia
Desde el Ministerio de Industria y Turismo, se publica todos los meses el informe Cifras PYME, un archivo en el que se recogen datos estadísticos y numéricos sobre el tejido empresarial en España. Según los últimos datos (correspondientes al pasado mes de noviembre), en nuestro país, predominan las PYMES sin asalariados, seguidas de las microempresas, pequeñas empresas y medianas empresas (por este orden). El último lugar lo ocupan las grandes empresas, que son aquellas cuya plantilla incluye 250 empleados o más.En el caso de los autónomos, estos pueden ser considerados como pyme por la Unión Europea si facturan directamente y no, a través de otra empresa. En cualquier caso, Cegid dispone específicamente de un programa de facturación para autónomos (España tiene actualmente más de 3 millones de trabajadores por cuenta propia).
Facturas automáticas y gratuitas durante 15 días
El programa Cegid DiezFAC gestiona automáticamente las facturas. Un software de este tipo permite generar y enviar facturas en muy poco tiempo. Además, al ser un software de facturación en la nube, se actualiza directamente a la última versión, sin que el autónomo o la pyme necesite realizar ninguna descarga ni instalar algo adicional en su ordenador.En cuanto al cumplimiento de la normativa legal, que varía en función del tamaño de la empresa y de si se es o no autónomo, estas herramientas informáticas se diseñan y actualizan en función de la legislación, en este caso, de España.
Nóminas también en formato electrónico
La Agencia Tributaria, en su sede electrónica, indica que los empresarios han de emitir facturas electrónicas. Actualmente, están obligados a hacerlo tanto los que facturan más de 8 millones como los que tienen un volumen inferior. Aunque las nóminas todavía se pueden seguir entregando en formato papel, el software para asesorías de Cegid permite, por sus funciones, anticiparse a la digitalización obligatoria de las nóminas. Con este software, las gestorías pueden crear y operar con la Seguridad Social a distancia.