Una de las tareas que más tiempo y recursos consume tanto en los restaurantes, como en hoteles y en otros establecimientos hosteleros, es la gestión manual de los albaranes; esos documentos que acreditan la entrega de los productos y referencias que hemos solicitado a nuestro proveedor y que necesitan ser introducidos en nuestros sistemas.
Pero en los últimos años, hemos observado como cada vez más empresas en el sector han optado por digitalizar albaranes, una tendencia que está cambiando la forma en que se gestionan los suministros, los inventarios y la facturación. Si tú aún sigues haciendo este trabajo de forma manual, sigue leyendo. Aquí te contaremos cuáles son las ventajas de digitalizar los albaranes en tu negocio y cómo esta solución puede ayudarte a ser más eficiente, reducir errores y mejorar la trazabilidad de tus operaciones. ¡Comencemos!
La utilidad de digitalizar los albaranes en la hostelería
Como ya dijimos, los albaranes son aquellos documentos que evidencian la entrega de los productos por parte de proveedores a tu negocio. Sin embargo, gestionarlos en formato físico; es decir, en papel, se convierte en un proceso lento ya que necesitamos picar o introducir los datos en nuestro sistema como son las líneas de productos, referencias, cantidades etc., este proceso nos lleva a pérdidas de tiempo y descontrol de stocks difíciles de controlar. En cambio, la digitalización de los albaranes y facturas te permite transformar estos documentos en datos estructurados y automatizados, que facilitan su gestión y análisis.
En un sector tan dinámico como la hostelería, donde la rapidez y precisión en los pedidos y las entregas es vital, contar con una solución digital de este tipo es una gran ventaja competitiva, ya que elimina tareas repetitivas, mejora la trazabilidad de la mercancía y asegura que la información esté siempre actualizada y accesible en cualquier momento y lugar.
Ventajas de digitalizar los albaranes en tu negocio de hostelería
Como te podrás imaginar, extraer la información automáticamente del papel a formato digital de tus facturas o albaranes tienen muchas ventajas, algunas de ellos incluso te podrían sorprender:
Ahorro de tiempo y reducción de errores
Tradicionalmente, la gestión manual de los albaranes implicaba tener que introducir datos a mano, revisar las cantidades, los precios y las referencias, también la conciliación con pedidos realizados y facturas emitidas por nuestro proveedor. Esto pueda estar llevándote horas y, además, por su complejidad, es muy común que se produzcan errores humanos que afectan la precisión de los inventarios y de facturación.
Pero con un sistema de digitalización de albaranes basado en la inteligencia artificial y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) inteligente, toda esta tarea se automatiza. La tecnología extrae automáticamente cada línea del albarán o factura, incluyendo referencias, descripción de todos los productos, cantidades, descuentos, precios, lotes y fechas de caducidad entre otras, sin que tengas que teclear ni revisar manualmente los datos. De esta forma, ahorras mucho tiempo y disminuyes en un altísimo porcentaje la probabilidad de errores y retrasos que inevitablemente producimos las personas.
Mejora en la gestión del inventario y control de stock en tiempo real
Otra de las grandes ventajas de digitalizar tus albaranes es que te permite tener un control de tu inventario en tiempo real. Cuando llega un albarán digitalizado, toda la información se integra automáticamente en el sistema de gestión de tu restaurante, cafetería u hotel, permitiéndote conocer al instante qué productos han llegado, en qué cantidades y en qué estado.
Este control en tiempo real es esencial para poder tomar decisiones rápidas, evitar roturas de stock o excesos, y optimizar tus compras. Por ejemplo, en caso de que faltasen dos botellas de vino o que llegaran 10 cajas de verduras, el sistema te lo mostraría de inmediato, ayudándote a gestionar mejor esos recursos.
Integración automática con sistemas de gestión y contabilidad
Por otra parte, con la información extraída de tus albaranes podemos integrarla automáticamente con tu software de control de stock o cualquier programa de contabilidad, ERP, inventarios o compras con el que trabajes. De esa manera, evitas las tareas duplicadas y garantizas que los datos estén siempre actualizados y disponibles para todos los departamentos. Actualmente nos integramos con programas como Gstock, Ágora, IGC, A3, y SAP. También realizamos desarrollos a medida.
De manera que esta automatización también favorece la conciliación de los pedidos y de las facturas, con el correspondiente correcto seguimiento de todos los pedidos y la gestión administrativa en general, permitiendo que tu personal se concentre en tareas de mayor valor añadido.
Seguridad, trazabilidad y control documental
Asimismo, almacenar todos tus albaranes en la nube con un sistema te ayuda a extraer y digitalizar tus documentos garantiza que puedas tener un control total y seguro de la documentación. Así podrás acceder a los albaranes filtrando por proveedor, fechas, productos o estados, facilitando auditorías, controles internos o conciliaciones con facturas.
Y por si fuera poco, la trazabilidad de los productos se ve reforzada, ya que cada línea de producto, lote y fecha de caducidad queda registrada, vinculada al pedido realizado y a su factura final, lo que resulta fundamental para cumplir con normativas sanitarias y los estándares de calidad.
Personalización y adaptación a las necesidades específicas de tu negocio
Dado que cada restaurante u hotel tiene sus propios formatos y necesidades distintas. La buena noticia es que, el programa de digitalización de albaranes que Docuindexa ofrece, te permite personalizar cualquier campo que desees extraer. Desde la referencia, el número de lote, la caducidad, descripción o el número de pedido, todo puede configurarse para adaptarse a la operatividad particular de tu establecimiento.
Reducción del uso de papel y compromiso con la sostenibilidad
Finalmente, el digitalizar estos documentos también contribuye a reducir el consumo de papel, promoviendo que tu negocio sea más sostenible y respetuoso con el medio ambiente, ayudando a mejorar la eficiencia y reforzando tú la imagen responsable ante clientes y proveedores.
¿Cómo funciona la digitalización de los albaranes con Docuindexa?
La empresa española Docuindexa ofrece en la actualidad una solución innovadora basada en inteligencia artificial y OCR inteligente para digitalizar albaranes en hostelería, la cual permite:
- Extracción automática de líneas de productos: tipos, cantidades, unidades, precios, referencias, lotes, caducidades y descuentos.
- Campos personalizados: adaptan la extracción a las necesidades específicas de tu negocio.
- Integración con software: conecta con tu ERP, sistema de inventario o contabilidad para asegurar una gestión fluida.
- Seguridad y control documental: contarás con almacenamiento en la nube, con acceso seguro y filtrado avanzado.
Tu sistema te permitirá transformar tus albaranes en datos útiles, estructurados y listos para integrar en tu gestión, ahorrando tiempo, reduciendo errores y mejorando la trazabilidad.
Así que, no esperes más para dar el paso hacia una gestión más moderna y eficiente. Recuerda que la digitalización de los albaranes no solo simplificará tu operativa diaria, sino que también contribuirá a que tengas un negocio más sostenible y preparado para el futuro. Confía en Docuindexa, la empresa líder en digitalización de documentos para hostelería.