El registro horario dejó de ser una recomendación hace años. Desde el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España deben garantizar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora. La obligación afecta a grandes compañías, pymes, comercios, despachos, hoteles, restaurantes y negocios con plantillas reducidas. En Canarias, donde abundan actividades con turnos, refuerzos de temporada y horarios partidos, este control tiene una importancia práctica evidente.
La norma vigente exige anotar la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada.
Por otro lado, la empresa debe conservar esos registros durante cuatro años y tenerlos disponibles para la persona trabajadora, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Por tanto, no basta con saber de manera aproximada quién ha trabajado cada día. Hace falta un sistema ordenado, verificable y fácil de consultar cuando se solicita.
Del papel al fichaje digital
El debate actual se centra en la próxima regulación del fichaje digital. Tras el intento de reforma vinculado a la reducción de jornada, el Gobierno impulsó en septiembre de 2025 la tramitación urgente de un desarrollo reglamentario específico sobre registro horario. La idea central es que el sistema sea digital, fiable, objetivo y accesible. Es decir, que permita comprobar los datos sin depender de hojas difíciles de auditar o cuadrantes corregidos a posteriori.
Para una empresa pequeña, el primer paso es revisar cómo ficha hoy su plantilla. Una app de control horario puede ser útil cuando hay trabajo móvil, teletrabajo, varios centros o equipos que empiezan la jornada fuera de la oficina. También puede ayudar a registrar pausas, incidencias, entradas y salidas sin acumular papeles. Sin embargo, la herramienta solo cumple su función si la empresa define reglas claras y forma a la plantilla en su uso diario.
Otra opción es instalar un terminal físico en el centro de trabajo. Sigue siendo frecuente en fábricas, tiendas, hoteles, almacenes o empresas donde todas las personas entran por el mismo punto. Puede funcionar con tarjeta, código, huella u otros sistemas, siempre respetando la protección de datos. También existe el fichaje web, adecuado para oficinas, servicios administrativos y equipos híbridos. En consecuencia, no hay una única fórmula válida; el sistema debe adaptarse al tipo de jornada y al lugar donde se presta el servicio.
La planificación de horarios es tan relevante como el propio registro de la jornada. En empresas con turnos rotativos, festivos, refuerzos de fin de semana o cambios por sustituciones, disponer de un sistema de gestión de turnos ayuda a prever la organización del trabajo y a reducir desajustes entre lo planificado y lo que realmente se lleva a cabo. Soluciones como Plain permiten centralizar la planificación y el control horario en una sola herramienta, lo que es muy útil en sectores como la hostelería, el retail o la logística.
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Qué debe hacer la empresa
El cumplimiento empieza por una decisión interna, la de elegir el sistema, aprobar un procedimiento y comunicarlo. La empresa debe explicar quién ficha, cuándo se ficha, cómo se registran las pausas, qué ocurre si hay un olvido y quién puede corregir una incidencia. Además, si existe representación legal de las personas trabajadoras, debe consultarse la organización y documentación del registro. Este punto suele pasar desapercibido, pero es relevante ante una comprobación.
También es conveniente revisar contratos, convenios y calendarios. Las jornadas parciales, las horas complementarias, las horas extraordinarias, los turnos nocturnos y las distribuciones irregulares requieren especial atención. El registro no sustituye a la planificación laboral, pero permite demostrar si se han respetado los límites. Por consiguiente, una empresa que ficha bien puede defender mejor su organización y detectar excesos antes de que se conviertan en conflicto.
La protección de datos merece un apartado propio. Cualquier sistema de fichaje debe recoger solo la información necesaria, informar a la plantilla y limitar los accesos. Si se usan datos biométricos, la empresa debe extremar la cautela y justificar su necesidad, porque no todos los métodos son proporcionales para cualquier negocio. En muchos casos, una aplicación, una clave personal o un acceso web pueden resultar suficientes.
Sanciones y riesgos reales
No tener registro horario, tenerlo incompleto o no conservarlo va a dar como resultado lo evidente, acabar en sanción. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social considera infracción grave la transgresión de normas sobre jornada, horas extraordinarias, descansos y registro. Las multas por infracciones graves en materia laboral van, con carácter general, de 751 a 7.500 euros. Además, una mala documentación puede complicar reclamaciones por horas extra o descansos no respetados.
El registro de jornada no debería verse como un mero trámite administrativo. Bien aplicado, permite ordenar turnos, controlar cargas de trabajo y evitar discusiones sobre horarios. La llegada del fichaje digital refuerza la idea de que las empresas que se adelanten tendrán menos ajustes que hacer cuando la nueva regulación termine de concretarse. Por todo esto, cumplir pasa por elegir un sistema adecuado, documentar el procedimiento y mantener los datos disponibles, claros y trazables.