Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece en octubre de 2022, se impuso la obligación a todos los empresarios y profesionales de emitir facturas electrónicas. Esta obligatoriedad es tanto para las grandes empresas que facturan millones, como para los pequeños empresarios y trabajadores autónomos, aunque como veremos más adelante, cada uno tiene unos plazos de implementación diferentes.
Muchas personas piensan que basta con enviar por correo electrónico sus facturas en formato PDF, pero no es así. La factura electrónica obligatoria es un documento digital distinto, el cual hace que los procesos puedan ser automatizados, pero que además mantiene toda la información y los datos seguros y permite la trazabilidad de las transacciones.
A continuación explicaremos más en detalle en qué consiste este tipo de factura y cómo con un programa de gestión puedes cumplir con la ley fácilmente.
Factura electrónica obligatoria: ¿en qué consiste?
Con la digitalización de la mayor parte de los procesos, se acabaron las facturas impresas. La normativa española obliga a todas las empresas y autónomos a usar facturas digitales en lugar de las de papel. Estos documentos en formato digital tienen la misma validez legal, pero además de ocupar menos espacio y evitar el malgasto de papel, facilitan el control de la morosidad y permite que Hacienda supervise los pagos entre empresas de forma más eficiente.
La obligatoriedad de estas facturas nace por la necesidad de tener herramientas eficaces para luchar contra el fraude fiscal, así como para conseguir que las transacciones comerciales sean más transparentes. Para ello, se deben emplear programas específicos que deben:
- Facilitar la visualización de las facturas de forma gratuita y sin necesidad de imprimirlas.
- Permitir el acceso a las facturas electrónicas obligatorias durante al menos los últimos 4 años.
- Ser capaces de operar entre ellos, asegurando la interoperabilidad entre diferentes sistemas.
¿Cuándo tiene que estar implantada la factura electrónica obligatoria?
Aunque la ley fue aprobada y entró en vigor en 2022, está previsto que su implantación se produzca de forma escalonada, de esta forma se concede a las empresas y profesionales el tiempo suficiente para adaptarse a este cambio.
La Ley Crea y Crece fija varios plazos según el volumen de facturación anual de las empresas, de manera que:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: estarán obligadas a implementar la factura electrónica un año después de la publicación del reglamento específico que desarrolla la normativa, aún pendiente. Por lo que si el reglamento se aprueba en 2025, estas empresas deberán cumplir con la obligación a partir de 2026.
- Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros: tendrán un plazo de dos años desde la publicación del reglamento para adaptarse. Esto significa que, si el reglamento se aprueba en 2025, estas entidades deberán comenzar a usar la factura electrónica obligatoria antes de 2027.
Pese a que en principio se esperaba que la obligatoriedad comenzara en julio de 2025, como el reglamento específico que desarrolla la ley todavía no ha sido aprobado, los plazos todavía no son definitivos. Por otra parte, aunque parezca que es mucho tiempo, tienes que tener en cuenta que cualquier proceso digitalizador lleva tiempo y necesita una planificación exhaustiva, por lo que recomendamos que te pongas a ello cuanto antes.
¿Cómo emitir facturas electrónicas obligatorias válidas?
Para emitir facturas electrónicas válidas, tendrás que utilizar un programa especial para gestionar tu facturación que haya sido previamente aprobado por la Agencia Tributaria. Te preguntas ¿qué es un programa de gestión? No tienes de qué preocuparte, te lo contamos a continuación.
Existen programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria exclusivos para hacer facturas, pero con un programa de gestión además de emitir las facturas para tus clientes y socios y recibir este tipo de documentos digitalizados de tus proveedores, podrás disfrutar de otras ventajas en tu negocio. Algunos de estos beneficios son:
- Automatizar procesos administrativos.
- Reducir errores humanos.
- Mayor visibilidad financiera.
- Informes en tiempo real.
- Gestión de nóminas y contabilidad.
- Optimización de la eficiencia.
- Integración con CRM (Custom Relationship Management).
Por su parte, los programas de facturación certificados por la AEAT que emplees deben cumplir con ciertos requisitos específicos:
- Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, asegurando que una vez generados, no puedan modificarse sin que el sistema lo detecte.
- Ser emitidas en un formato digital estandarizado y aceptado, como por ejemplo XML, Edifact o Facturae.
- Permitir la trazabilidad de los registros de facturación, facilitando el seguimiento de cualquier operación de manera sencilla y fiable.
- Conservar los registros de facturación durante el tiempo estipulado por la normativa tributaria, manteniéndolos accesibles y permitiendo su descarga y almacenamiento.
- Generar un registro de facturación de alta para cada factura, incluyendo datos como el número y serie de la factura, fecha de expedición, tipología e importe.
Conclusión
La implementación de la factura electrónica obligatoria representa un cambio importante en la gestión empresarial que, a pesar de requerir un esfuerzo inicial de adaptación, ofrece numerosos beneficios a largo plazo.
Con este tipo de documentos ahorrarás mucho tiempo y una gran cantidad en de dinero en costes al automatizar procesos administrativos. También disfrutarás y podrás demostrar mayor transparencia y seguridad en tus transacciones comerciales. Y, al no usar tanto papel, contribuyes a la sostenibilidad.
Estos beneficios no solo hacen que compense el esfuerzo de implementación, sino que también te coloca en una mejor situación para afrontar los desafíos del mundo digital, mejorando la eficiencia operativa y tu competitividad en el mercado actual.