Infraestructura para el teletrabajo: cuándo un equipo necesita sus propios servidores

El almacenamiento en la nube se utiliza con frecuencia porque resulta cómodo y seguro, y así es en efecto. Sin embargo, cuando se trata del aspecto financiero, conviene reflexionar, ya que, a medida que aumenta el volumen de datos, también lo hacen los gastos mensuales del almacenamiento. En cambio, un servidor supone un «gasto único»: una vez pagado, ya no hay que preocuparse más. A continuación, le explicamos por dónde empezar, cómo garantizar la seguridad, dónde ubicar el servidor y otros detalles no menos importantes.

¿Por qué se están agotando los servicios ya preparados?

Los equipos remotos suelen comenzar con un conjunto estándar de suscripciones en la nube, que incluye: un servicio de mensajería, un gestor de tareas, un almacenamiento de archivos, paneles de control y herramientas de automatización; y, al principio, esta es la vía más rápida y cómoda. Los problemas surgen más adelante, cuando, a medida que aumenta el número de herramientas, también lo hace la factura, que, en consecuencia, se multiplica por cada usuario a medida que crece el equipo. Veamos unos cálculos sencillos: quince personas con cinco servicios de pago a diez dólares por usuario gastan 750 dólares al mes.

Sin embargo, ya es posible trasladar parte de estas tareas a un servidor propio, aunque a su coste hay que añadir el tiempo dedicado al mantenimiento. En 2022, la empresa 37signals gastaba alrededor de 3,2 millones de dólares en servicios en la nube, pero posteriormente comenzó a trasladar las aplicaciones a su propio equipo en un centro de coubicación. El director técnico, David Heinemeier Gensson, estima que el ahorro total en cinco años superará los diez millones de dólares, mientras que la primera previsión para 2023 era de siete. No está mal, ¿verdad? Para un equipo pequeño, estas magnitudes son inalcanzables; sin embargo, en nuestra opinión, la lógica en sí misma funciona también con volúmenes más reducidos: cuanto más estable sea la carga, más rentable resulta pagar por un recurso fijo, en lugar de por cada espacio por separado.

¿Qué conviene alojar en un servidor propio?

Lo más adecuado son las herramientas que funcionan de forma continua, procesan datos internos y rara vez requieren una configuración compleja (paneles de monitorización, plataformas de automatización de procesos de trabajo, bases de conocimientos, almacenes privados de archivos, sistemas de control de versiones y scripts que recopilan informes de forma programada). GitLab ofrece un ejemplo de cómo los sistemas compartidos sustituyen a la oficina. La empresa opera sin ninguna oficina desde su fundación, cuenta con más de dos mil quinientos empleados en más de sesenta y cinco países, y todos sus procesos están descritos en un manual público. Al mismo tiempo, no todo debe gestionarse con recursos propios, ya que el correo electrónico, las videollamadas y los sistemas de pago requieren un nivel de fiabilidad y protección contra el spam que resulta difícil de garantizar para un equipo pequeño; por ello, los servicios ya preparados siguen siendo la opción más sensata para ellos.

¿Por qué es importante la ubicación del servidor?

¡Sí, sí, es de vital importancia! No se puede engañar a la física: la luz recorre unos doscientos mil kilómetros por segundo en la fibra óptica, por lo que incluso el cable MAREA, de aproximadamente 6.600 kilómetros de longitud entre Virginia y Bilbao, ofrece un mínimo teórico de 66 milisegundos de ida y vuelta, sin tener en cuenta aún los equipos ni las rutas. Para una distancia de quinientos kilómetros dentro del país, este mínimo es de solo unos cinco milisegundos (cálculo aproximado). Para un panel de control que se actualiza una vez por minuto, la diferencia es imperceptible; sin embargo, para escritorios remotos e interfaces web, donde cada clic se nota, se convierte rápidamente en una molestia. Por ello, para un equipo que trabaja en España y en los países vecinos, resulta lógico considerar un VPS Spain como una opción cercana a los usuarios, ya que es precisamente en Bilbao donde el cable transatlántico MAREA llega a la costa española. Además, la geografía influye también en la legislación: según el RGPD, la multa puede ascender a veinte millones de euros o al cuatro por ciento de la facturación anual mundial, lo que sea mayor, por lo que una elección bien meditada de la jurisdicción para los datos de los clientes simplifica el cumplimiento de los requisitos.

¿Cómo proteger el acceso sin soluciones complejas?

El error más común consiste en que los servicios internos se exponen directamente a Internet y, después, se sorprenden ante los escáneres automáticos que prueban contraseñas las 24 horas del día. Es mucho más seguro aislar todo tras una red privada mediante un protocolo VPN moderno y, para las interfaces web, añadir el acceso a través de una única cuenta corporativa con autenticación multifactorial, lo cual, según un estudio de Microsoft Research basado en datos de Azure Active Directory, reduce el riesgo de compromiso de la cuenta en aproximadamente un 99,2 %. Por otra parte, se deben configurar las actualizaciones automáticas, limitar los derechos de los usuarios según el principio de privilegios mínimos y realizar copias de seguridad diarias siguiendo la regla 3-2-1, comprobando la recuperación al menos una vez al trimestre, ya que una copia que no se pueda restaurar no tiene ningún valor.

¿Quién debe encargarse del mantenimiento del servidor?

Un servidor que nadie actualiza ni supervisa acaba convirtiéndose, con el tiempo, en un riesgo en lugar de un ahorro, ya que una disponibilidad del 99,9 % supone aproximadamente 8,8 horas de inactividad al año. Si el equipo no cuenta con un administrador de sistemas, un VPS administrado España, en nuestra opinión, resulta ser la opción más práctica, ya que las actualizaciones, la supervisión, las copias de seguridad y la respuesta ante fallos recaen en el proveedor, mientras que el equipo se centra en su propio trabajo. La administración propia sigue siendo adecuada para quienes tienen experiencia y desean un control total; sin embargo, una hora dedicada a reparar el servidor cuesta lo mismo que una hora de trabajo principal.

¿Necesita el equipo su propia infraestructura?

La respuesta no depende del tamaño de la empresa, sino de la previsibilidad de sus procesos. En pocas palabras, cuanto más estable sea la carga de trabajo y más sensibles sean los datos, más sólidos serán los argumentos a favor de disponer de un servidor propio. El principal efecto en estos casos suele ser no tanto financiero como organizativo, ya que la necesidad de implementar herramientas obliga al equipo a describir los procesos, designar a los responsables y acordar las normas de acceso, lo que, sin duda, hace que el trabajo sea más transparente, incluso sin un ahorro sustancial. Es aconsejable comenzar con un único servicio, como un panel de control o una herramienta de automatización, y solo tras varios meses de funcionamiento sin incidencias migrar al siguiente, ya que una transición gradual deja margen para los errores sin consecuencias graves. Si, por el contrario, el mantenimiento requiere más tiempo del que aporta beneficios, una solución lista para usar con asistencia técnica sigue siendo una opción totalmente válida.