Actualmente, en España, más de 3 millones de empresas permanecen con sus puertas abiertas. De todas ellas, la inmensa mayoría ha implementado las nuevas tecnologías en su día a día. Según OCTSI (Observatorio de Canarias de las Telecomunicaciones y la Sociedad de la Información), el archipiélago también se ha digitalizado. De hecho, mientras que la media de expertos en TIC ha aumentado, en general, un 1,9 % en España, Canarias registra una subida del 2,3 % en profesionales de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Esto es con respecto a las empresas de 10 empleados; en los negocios que cuentan con más de 10 profesionales en plantilla, los servicios en la nube han adquirido más popularidad. Y además, el 6 % de las empresas canarias ya han implementado la Inteligencia Artificial. Si a todo esto le añadimos que el Gobierno de España tiene pendiente aprobar el reglamento que obligará a autónomos y empresarios a emitir facturas telemáticamente, no debemos olvidar la aplicación firma electrónica para empresas de Firmafy.
Esta compañía con sede física en San Cristóbal de La Laguna (ciudad en Tenerife) ha desarrollado una herramienta que permitirá a las empresas que la utilicen enviar a sus clientes aquellos contratos y documentos que requieren una firma. La ventaja más destacable de todo esto es que la contratación de los servicios en cualquier empresa se podrá gestionar a distancia, sin que el cliente necesite personarse físicamente en el establecimiento. Los consumidores dispondrán de la posibilidad de firmar el documento desde el móvil, a través de la app de Firmafy. Es más, la aplicación de firma electrónica admite también contratos de trabajo, nóminas, autorizaciones de domiciliación bancaria, contratos de alquiler, consentimientos informados, seguros…
Sin más dilación, explicamos todas sus facetas.
Adiós al escáner y al horror vacui
Fundada en 2019, hace aproximadamente seis años, Firmafy cuenta hoy día con una puntuación de 4,9/5 puntos en Google (más de 100 clientes han compartido su opinión sobre la empresa). Como puntos fuertes, quienes ya han confiado en sus servicios de software destacan: la interfaz intuitiva, la calidad del soporte técnico y la agilidad con la que completan ahora la firma de documentos en la compañía.Entre los clientes de Firmafy, destacan: IESE Business School, la escuela de negocios de la Universidad de Navarra; United Colors of Benetton, la famosa marca de ropa; el Granada Fútbol Club, equipo deportivo de segunda división; SEPAR, la Sociedad Española de Neumología y Cirugía Torácica; la Universidad Oberta de Catalunya, cuya formación (grados, másteres, diplomas…) es 100 % online; Lizarran, la franquicia hostelera tan conocida por sus tapas, y Pelayo, la compañía de seguros de hogar, coches, animales, salud…
Decir adiós a firmar presencialmente y al escáner es otra de las razones por las que las empresas anteriores, y otros clientes, han elegido la app de Firmafy. Ya no hace falta digitalizar el documento mediante un dispositivo electrónico y hacérselo llegar por email al cliente para que, posteriormente, el cliente tenga que imprimirlo, escanearlo nuevamente y volverlo a mandar (ya firmado) a la empresa. La firma electrónica agiliza esta labor, favoreciendo la escalabilidad, sobre todo, de los negocios que operan en distintos puntos a nivel nacional e internacional. Los proveedores, los empleados de las diversas sucursales y los clientes podrán firmar los documentos pertinentes sin tener que desplazarse en persona.
Firmafy también ha conseguido disminuir la cantidad de papeleo que la contratación de servicios genera en las empresas. Iñaki Gutiérrez, de la empresa vasca Limpiezas Abando, señala que, gracias a esta aplicación, la compañía ha logrado reducir un 70 % los documentos en papel. Ello también ahorra espacio de almacenamiento, pues los documentos digitales se conservan en discos duros que distan enormemente de ocupar el volumen de un sinfín de carpetas de cartón.
¿Es legal utilizar Firmafy o infringe alguna normativa?
Firmafy cumple con la normativa europea. En concreto, se ajusta al reglamento eIDAS y al RGPD. Con el primero, la Unión Europea establece un marco jurídico para que las empresas proporcionen servicios online (como los de Firmafy) y realicen transacciones en línea, como las que tienen lugar cuando, tras la correspondiente firma electrónica, se completa la contratación de algún servicio. En cuanto al RGPD, el Reglamento General de Protección de Datos asienta las normas que las diversas empresas han de cumplir cuando manejan información personal y confidencial sobre sus clientes: nombre y apellidos, dirección, DNI, datos médicos, etc.Para ajustarse a la legalidad, y para que los archivos que se gestionan con Firmafy sean documentos jurídicamente válidos, esta compañía española de firma electrónica avanzada incluye 6 medidas de seguridad en el proceso de firma:
- Código OTP, un pin numérico de un solo uso que el cliente habrá de introducir para demostrar su identidad antes de firmar. Es el número que, a menudo, se envía por SMS al teléfono móvil de la persona en cuestión, para completar la operación.
- Firma biométrica, por la que se recogen datos que identifican exclusivamente al firmante: velocidad de escritura, presión… De esta manera, es posible prevenir posibles falsificaciones de firma en documentos posteriores.
- Código CSV, para identificar cada documento inequívocamente. Dicho de otro modo, es el DNI del documento que se ha firmado electrónicamente.
- Sellado de tiempo, el mecanismo que establece el momento exacto (fecha con hora incluida) en que se firmó el documento.
- Auditoría de la firma, un documento probatorio que recoge todo el proceso de la firma. Incluye datos del remitente y del destinatario, resguardos diversos (por ejemplo: el resguardo de conformidad, el resguardo que prueba el envío y la recepción del SMS con el código OTP…), etc. En todos los resguardos, se indican los nombres del sistema operativo y del navegador utilizados.
Certificación del documento firmado, para que no pueda ser alterado. Es un comprobante que Firmafy emite por cada archivo firmado y donde hace constar su propio nombre, respaldando con ello la seguridad e integridad de su servicio de firma electrónica avanzada.