El Ayuntamiento de La Laguna ha sacado a licitación un contrato para la prestación del servicio de traslado, custodia y consulta de parte del fondo de documentación administrativa de su Archivo Municipal, “con el fin de disponer de un lugar adecuado que cuente con todas las medidas de seguridad y control, como medida de carácter urgente que solucione el problema de espacio en las instalaciones del Ayuntamiento y permita la consulta de la documentación de forma ágil y eficiente”, según se recoge en el pliego de condiciones publicado en el Perfil del Contratante.
Así, según se explica, “la insuficiencia de espacio en los depósitos e instalaciones del Archivo Municipal hace necesario que se recurra a la externalización de parte de su fondo administrativo documental para que el Archivo pueda cumplir con su obligación de recoger y seleccionar anualmente la documentación producida o recibida por los servicios municipales, garantizando así el normal funcionamiento de la gestión documental”.
El Archivo en la actualidad cuenta con un volumen importante de documentación en formato físico que, “ante la falta de medios personales, materiales y sobre todo de espacio, requiere contar con una empresa especializada en la gestión y organización de dichos documentos que permita a los usuarios su consulta rápida, así como ubicarlos en lugar adecuado donde almacenarlos y custodiarlos”, según se argumenta en el pliego.
El contrato ha salido a licitación con un presupuesto base, IGIC incluido, de 145.780,76 euros y un plazo de duración de dos años, prorrogable hasta un máximo de cinco años.
El alcance de este servicio comprende parte de la documentación que hasta el momento se custodia en las dependencias municipales y a la totalidad de la presente en los locales de la actual adjudicataria, depositada en cajas y contenedores identificados.
El servicio consistirá en “los trabajos de carga, transporte, colocación, almacenaje, custodia y archivo para su consulta. La empresa adjudicataria nombrará a un responsable, que será el interlocutor con el Archivo Municipal en todo lo referente a los trabajos descritos”.
30.000 cajas
Asimismo, la duración del traslado de la documentación “no podrá ser superior a 45 días a contar desde el día siguiente la formalización del contrato. Dicha documentación se cifra inicialmente en 30.000 archivadores o cajas, dentro de 10.000 contenedores”, especifica el pliego, aunque se apunta que “es posible que existan nuevas incorporaciones durante la ejecución del contrato”.
En concreto, de estos 10.000 contenedores se detalla que 2.330, con 7.019 archivadores, se encuentran en las instalaciones del actual adjudicatario; otros 2.880, con 5.611 archivadores, en el Ayuntamiento, y el nuevo adjudicatario aportará 4.790 nuevos contenedores vacíos para almacenar 14.370 archivadores presentes en las instalaciones del Ayuntamiento.
En cuanto a la nueva ubicación, deberá estar destinada en exclusiva a la custodia y gestión de documentos, con sectores independientes para cada función, y deberá “mantenerse en perfecto estado, especialmente en lo referente a seguridad contra incendios e intrusión, así como en lo relativo a humedades y plagas de insectos”. Además, la documentación se custodiará en las condiciones necesarias para garantizar su seguridad, confidencialidad y protección de datos personales.
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