La conservación de documentos para hacerlos accesibles a largo plazo viene representando un reto desde mucho antes de la era digital actual. En el lejano siglo XIX se empezó a hacer materia de estudio, el “rápido” deterioro de materiales comunes para el manejo y difusión de información.
Las hojas de papel, fabricadas a partir de la madera, sufrían altos grados de degradación. Era necesario diseñar alternativas para preservar la información útil plasmada en esas hojas.
A mediados del siglo XX se universalizó más el concepto de conservación con relación a patrimonios culturales.
Todo esto tuvo un punto de inflexión a finales del siglo XX cuando aparecen, y toman el protagonismo, las nuevas tecnologías de la comunicación e información. Estas tecnologías se vuelven vitales en la producción masiva de documentos, al llevarlos a ser archivos digitales.
El desarrollo y avance de este novedoso panorama digital, abrió la puerta a una dimensión enorme, eficaz, práctica y menos costosa, para conservar documentos.
La documentación digital significó un gran avance en muchos sentidos y sus beneficios son diversos. En el plano analizado en este artículo, la documentación digital es positiva porque, en concreto, no se deteriora en el tiempo como una hoja de papel.
Además, el desarrollo de este novedoso panorama digital, abrió la puerta a una dimensión enorme, eficaz, práctica y menos costosa, para conservar documentos. Una dimensión donde se ahorra espacio, se accede y comparte fácilmente la información, está relativamente segura, etc.
Cada vez se crean más documentos digitales, o se hace necesario usarlo convertidor a PDF y los demás formatos electrónicos.
El tratamiento de la información a través de formatos digitales es ávido en todo tipo de actividades y labores. Empresas, organismos públicos, universidades, compañías privadas, organizaciones no gubernamentales, etc. Todas son instituciones que necesitan trabajar con documentos digitales.
Sin embargo, a medida que avanza el mundo tecnológico y creamos más y más archivos digitales, la vida útil de las unidades que los conservan disminuye notablemente. La evolución del hardware y el software, deja obsoletas a versiones anteriores rápidamente.
Aunque al pasar archivo a PDF y a los demás formatos, obtenemos un documento que no se deteriora, su permanencia en el largo plazo no está asegurada per se. Como mencionamos, lo que sí se puede deteriorar es el equipo físico en el que se almacena, por ejemplo.
Si se trata de un dispositivo móvil, siempre se está sujeto a que se dañe inesperadamente o a que se borre la información. Un reinicio de fábrica, un problema de software, etc. Por todo esto, es importante aprovechar las bondades digitales inteligentemente, aplicando estrategias efectivas para la preservación digital.
Para entrar en materia de las estrategias, partamos de la conceptualización de la preservación digital.
¿Qué es la preservación digital?
La preservación digital es el conjunto de técnicas, estrategias y acciones que se llevan a cabo para conservar, en el largo plazo, los datos y la información almacenada en documentos digitales importantes.
Tiene como uno de sus objetivos principales, garantizar que la información contenida en esos documentos importantes permanezca auténtica, fiable, accesible y legible para futuras generaciones.
Se logra mediante la aplicación de estrategias de almacenamiento y gestión, y con herramientas que mejoran cada vez más gracias a los avances tecnológicos. Como los software que permiten transformar a PDF un documento físico o una imagen.
La preservación digital constituye una labor extremadamente importante, por el masivo manejo de contenido relevante para todo tipo de sectores de nuestra sociedad. Contenidos de índole legal, intelectual, cultural, histórico, científico, de interés público y social, etc.
Debilidades y amenazas de la preservación digital
Como mencionamos, aunque al convertir a PDF un archivo físico, nos aseguramos de que no se va a deteriorar, su existencia a largo plazo no queda asegurada con solo eso.
Los documentos digitales, como los de papel, presentan algunas debilidades y se enfrentan a algunas amenazas. Repasemos algunas rápidamente:
- Fallas en los equipos de almacenamiento.
- Fallas de hardware y/o software en dichos equipos.
- Fallas en las redes y comunicaciones.
- Desfase del hardware y/o software.
- Intervenciones legales.
- Ataques de terceros.
- Intrusiones humanas malintencionadas o equivocadas.
- Robo, pérdida o destrucción de equipos.
- Desastres naturales.
- Fallas catastróficas.
- Errores en el manejo de los documentos.
Estas son las principales debilidades y amenazas a documentos de esta naturaleza. Para prevenir estos escenarios y lograr la preservación digital, recomendamos las siguientes estrategias.
Estrategias efectivas para la preservación digital
Son muchos los sistemas de conservación de documentos y las estrategias aplicables para tal fin. De hecho, se pueden aplicar técnicas combinadas, o la que sea más necesaria según las necesidades particulares de la persona o institución.
En las siguientes líneas vamos a repasar las estrategias más comunes y efectivas para la preservación digital:
- Renovación de medios. Los medios de almacenamiento están expuestos al desfase tecnológico y a las amenazas antes mencionadas. Ante esto, es prudente renovarlos cada cierto tiempo. También se recomienda almacenar copias en distintos medios y resguardar bien dichos medios.
- Migración. La migración se basa en trasladar los documentos digitales a un nuevo sistema, periódicamente. Así como en llevar el documento a un formato más actual. Por ejemplo, cambiar a PDF un tipo de archivo obsoleto. Se utiliza sobre todo ante los riesgos de pérdida por asuntos relacionados con el software.
- Migración a formatos de mayor uso. Cuando se trabaja con documentos dispuestos en una gran variedad de formatos, lo recomendado es llevarlos todos a un solo formato, que sea ideal para la preservación.
- Emulación. Es una técnica difícil, poco común, pues no cualquiera la maneja. Consiste en recrear en entornos digitales modernos, documentos que se crearon en entornos o formatos ya obsoletos.
Para aplicar todas estas estrategias hay herramientas en línea y software descargables, como un convertidor a PDF, por ejemplo, que hacen más sencilla la preservación digital.
Conclusión
Convertir a PDF y demás formatos ideales, renovar dispositivos, migrar de un medio a otro… Ten en cuenta todas estas estrategias importantes para la conservación de documentos digitales. Estamos en la era del acceso a la información y hay mucho útil que debemos preservar para las generaciones que aún ni siquiera han nacido.