El control de gastos no se trata de gastar menos. Se trata de gastar sabiamente y garantizar que cada céntimo cree valor y aumente las ganancias. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, cuentan con una determinada cantidad de recursos. Y necesitan controlar el gasto para garantizar que no administran mal estos recursos, no gastan demasiado, asumen riesgos innecesarios o incluso se quedan sin efectivo.
El control del gasto es una parte importante de la gestión financiera de cualquier empresa. Ayuda a la empresa a analizar sus gastos y reducirlos si es necesario. Un sistema sólido de control de gastos puede ayudar a una empresa a ahorrar dinero, aumentar las ganancias y mejorar su salud financiera. Las empresas necesitan crear un sistema eficiente para monitorear los pagos y gastos de su negocio para lograr un control efectivo del gasto. Muchas herramientas, incluidos diferentes tipos de software cómo Sesame, pueden ayudar a administrar mejor las finanzas de su empresa.
Cómo ayudan las herramientas para gestionar los gastos de una empresa
El software de gestión de gastos automatiza los informes de gastos, lo que facilita el seguimiento, la gestión y el reembolso de los gastos comerciales de los empleados. El software de gestión de gastos automatizado también elimina los errores humanos en sus procesos de informes y reembolsos.
Las empresas utilizan esta herramienta de gestión de gastos para asegurarse de pagar solo los gastos esenciales y que el dinero no se desperdicie en compras o servicios innecesarios. Os explicamos a continuación qué funcionalidades debe tener un buen software de gestión de gastos empresarial.
Sistemas de adquisiciones
Estos programas de software rastrean dónde se gasta el dinero la empresa y cuánto gasta en categorías específicas como suministros de oficina, gastos de viaje, etc. Los programas permiten identificar áreas problemáticas donde los gastos son demasiado altos y reducir el gasto según sea necesario.
Sistemas de planificación de recursos
Un software de planificación de recursos empresariales ayuda a automatizar muchas funciones comerciales, incluidas las transacciones contables y los procesos de gestión de inventario.
La gestión de gastos permite a las organizaciones medir su eficacia en el control de costes y al mismo tiempo maximizar su poder adquisitivo minimizando gastos innecesarios.
Proceso de aprobación automatizado
En promedio, se necesitan 20 minutos para completar manualmente un informe de gastos y otros 18 minutos para corregir cualquier error. Un software de gestión de gastos automatizado tiene flujos de trabajo que harán avanzar cada informe a través del proceso más rápido sin sacrificar el cumplimiento.
Captura de recibos digitales
Puede resultar difícil realizar un seguimiento de los recibos en papel, especialmente cuando se viaja. Si un empleado pierde un recibo, puede provocar retrasos y problemas de reembolso. Sin embargo, puedes resolver este problema con un software de gestión de gastos que pueda capturar recibos digitalmente. Hay software que utilice tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que a los empleados les resulte más fácil registrar gastos y enviar recibos.
Informes y análisis en tiempo real
Entre otras cosas, realizar un seguimiento de los gastos de su empresa ayuda a:
- Identificar tendencias y patrones de gastos.
- Planifica tu presupuesto
- Prevenir reclamaciones de reembolso fraudulentas
El software de control de gastos ayuda a analizar los datos para que puedas tomar decisiones estratégicas basadas en los gastos de la empresa y evitar gastos innecesarios. Los datos del informe de gastos que realice un seguimiento dependerán de tu negocio, pero en general, es útil tener un sistema que te permita:
- Desglose los gastos y los informes por tipo de gasto
- Obtener información sobre el gasto por empleado o departamento
- Seguimiento de violaciones de políticas por empleado
- Conciliar informes de gastos con facturas de tarjetas de crédito de la empresa
- Visualizar otros datos clave de gastos
Ventajas de automatizar la gestión de gastos
La digitalización de la gestión de gastos ayuda a agilizar las operaciones de cualquier negocio y mejorar la eficiencia.
También permite a los miembros del equipo enviar informes de gastos y documentos de respaldo, como imágenes o escaneos de recibos, directamente desde el ordenador, tablet o smartphone. De esta manera, no tienen que completar formularios en papel ni realizar un seguimiento manual de los recibos. Como resultado, hacen reembolsos rápidos y convenientes.
Como la mayoría de las empresas ya han trasladado sus otras operaciones a Internet, digitalizar también la gestión de gastos sólo tiene sentido, especialmente porque ayuda a tu empresa a mantenerse dentro del presupuesto.
A largo plazo, el proceso simplificado y la mayor eficiencia que conlleva el software de gestión de gastos beneficiarán a tu equipo y sus finanzas.
El uso de la automatización de la gestión de gastos puede simplificar los informes mensuales, reducir el riesgo de fraude de gastos y brindar más control sobre los hábitos de gasto de sus empleados.